Nahezu jeder kennt die Meetings, die man im Nachhinein als Zeitfresser abstempelt, weil diese weder einen Fahrplan, in Form einer Agenda, noch eine Zielsetzung beinhalteten. Zeitraubende Meetings, die man sich als Angestellter oftmals sparen würde und auch aus Sicht der Geschäftsleitung als eine Verschwendung wertvoller Arbeitszeit angesehen werden, umgeben uns jeden Tag. Doch was kann man tun, um ein Meeting erfolgreich zum Abschluss zu bringen und wie sollte man auf Meetings reagieren, die ohne Agenda und Ziel einem die Arbeitszeit rauben?
In diesem Artikel zeige ich dir, warum du selbst Termine nur mit Agenda und einer Zielsetzung versenden solltest, aber auch wie du auf Meetings reagieren solltest, die keine Agenda und Ziele beinhalten.
Warum Meetings ohne Agenda und Zielsetzung Zeitverschwendung sind
Wie produktiv und ergebnisorientiert können Meetings sein, die weder eine Agenda, noch ein Ziel verfolgen?
Agenda dient der Vorbereitung
Zugegebenermaßen schaut nicht jeder Meeting-Teilnehmer sich im Vorfeld zwangsläufig die Agenda eines Meetings an. Dies ist jedoch mitunter der Tatsache geschuldet, dass Organisatoren in der Vergangenheit ihrenTerminen keine Agenda beigefügt haben. Als Teilnehmer eines Meetings mit fehlender Agenda, habe ich ledlich begrenzte bis gar keine Möglichkeiten, mich auf das bevorstehende Meeting vorzubereiten. Doch dient eine Agenda nicht nur dazu, den Teilnehmern damit Informationen zur Vorbereitung an die Hand zu geben, es ermöglicht auch einen strukturierten und geordneten Ablauf des Meetings. Alle Teilnehmer wissen zu jedem Zeitpunkt, welche Themen auf der Agenda bereits besprochen und welche Themen es noch zu bewältigen gilt.
Eine Meeting-Agenda hat noch einen weiteren Vorteil: Üblicherweise arbeiten die Teilnehmer fokussiert die Agenda-Themen ab. Und kommt es tatsächlich dazu, dass einzelne Teilnehmer inhaltlich abdriften, kann man diese als Organisator/ Moderator schnell wieder in die Spur bringen.
Zielsetzung dient der Motivation
Bei vielen Meetings stellen wir uns im nachhinein die Frage, warum dieses Meeting überhaupt stattfand und was die Zielsetzung dessen war. Denn weder in der Termin-Einladung, noch im Meeting selbst wurde ein Wort über die Zielsetzung des Meetings verloren. Also werden weitere Meetings angesetzt, die vergleichbar verlaufen. Dass solche Meetings nicht nur sinnfrei und kostspielig sind, sondern auch die Motivation der Teilnehmer beeinträchtigt, scheint so manch einem Organisator nicht bewusst zu sein.
Wird jedoch mit der Einladung die Zielsetzung des Meetings transparent gemacht, nämlich erläutert warum dieses Meeting stattfindet und welche Erwartungen und Ziele mit diesem Meeting verfolgt werden, fühlen sich die Teilnehmer einbezogen.
Meetings ohne Agenda und Ziel, was tun?
Ich selbst versende initial immer wieder Termine ohne Agenda, allerdings bereits mit einer kommunizierten Zielsetzung. Die Agenda folgt zu einem späteren Zeitpunkt, jedoch mindestens 2 Tage vor dem anberaumten Meeting. Doch oftmals werden Meetings ohne Agenda und Zielsetzung eingestellt und durch die Teilnehmer zugesagt. Gegen Ende des Meetings wird dann meist festgestellt, dass ein Folgetermin notwendig ist. Nicht etwa, weil maximale Uneinigkeit bestand, sondern die Struktur und Zielsetzung fehlte. Doch diese Einsicht einer fehlenden Struktur und Zielsetzung ist in den meisten Fällen selbst nach einem solch unproduktiven Meeting, nicht bei Organisator/ Moderator angelangt. Dies hat zur Folge, dass Folgemeetings einen ähnlichen Verlauf nehmen. Dass kostet neben Zeit, Geld vor allem eines – Nerven!
Was kann man also tun, wenn einer Termin-Einladung weder eine Agenda, noch die Zielsetzung enthalten ist? In der Regel schreibe ich den Organisator des Meetings an und bitte darum die Agenda und Zielsetzung des Meetings mit aufzunehmen. Auch lasse ich durchsickern, dass ich die Teilnahme an diesem Meeting hiervon abhängig mache. Bislang habe ich damit nahezu immer eine Aktualisierung des Meetings, inklusive Agenda und Zielsetzung erhalten. Vereinzelt hatte ich das persönliche Gespräch gesucht, um die Motivation hierfür zum Ausdruck zu bringen.
Fazit
Ein Meeting ohne Agenda und Zielsetzung hat nahezu immer zur Folge, dass die Teilnehmer unvorbereitet zum Termin erscheinen. Und die fehlende Agenda trägt dazu bei, dass die Teilnehmer vom eigentlichen Thema (Betreff des Termins) abdriften.
Durch die Zielsetzung in der Termin-Einladung erhalten die Teilnehmer eine klare Vorstellung, warum und was es zu erarbeiten gilt. So können eingeladene Teilnehmer sich auf den Termin vorbereiten. Die Agenda bildet den Rahmen des Meetings. Dadurch wird den Teilnehmern der Ablauf gezeigt, mit welchem man das Ziel erreichen möchte.
Nun muss man den Teilnehmern nur noch verständlich machen, dass in Termin-Einladungen auch Inhalte enthalten sind, die der Vorbereitung dienen.
Ich selbst habe die Erfahrung gemacht, dass Teilnehmer zu Terminen vermehrt vorbereitet erscheinen, es weitaus weniger Folgemeetings bedarf und sich auch das Ergebnis sehen lassen kann.
