Wenn es um die Verhaltensweise persönlicher Meetings mit Geschäftspartnern und Kollegen geht, sind sich oftmals alles Teilnehmer einig. Durch das mitunter überstürtzte Arbeiten aus dem Home-Office heraus, hat man jedoch eines völlig außer acht gelassen – Grundregeln zur Durchführung von Online-Meetings zu definieren. Denn auf einmal sitzt man sich nicht mehr gegenüber, sieht andere Gesprächspartner nur noch virtuell und tut sich doch etwas schwer nicht durcheinnander zu sprechen.
Nachfolgende Grundregeln helfen bei der erfolgreichen Durchführung von Online-Meetings.
Webcam einschalten
Vielleicht ist dem ein oder anderen zu Coronazeiten auch schon aufgefallen, dass bei so manch einem Teilnehmer die Webcam meist ausgeschaltet ist. oftmals ist zu beobachten, dass Teilnehmer von Online-Meetings, die ihre Webcam ausgeschaltet haben, meist passiv agieren und eine geringe Teilnahme zeigen. Und so manch ein Teilnehmer lässt möglicherweise die Webcam aus, weil er gar nicht von zu Hause aus arbeitet. Ja, es gibt auch Kandidaten, die ihre Webcam bewusst abgeschaltet haben, um damit die Unordnung zu verschleiern.
Doch mal ehrlich. In der Corona-Pandemie möchte man alleine schon aufgrund der Kontaktbeschränkungen die Arbeitskollegen wenigstens per Webcam sehen. Also runter von der Couch, ran an den Tisch un Webcam einschalten. Denn gerade bei Online-Meetings kann man durch Mimik und Gestik für Ordnung sorgen und Rückfragen stellen, anstatt einfach reinzuplappern.
Blickfeld aufräumen
Der Blickwinkel so manch einer Webcam kann einem durchaus Einblicke in unaufgeräumte Wohnräume gewähren. Das muss nicht sein. Insbesondere dann nicht, wenn externe Geschäftspartner am Meeting teilnehmen. Daher sollte man im Vorfeld den Blickwinkel seiner Webcam genauestens prüfen, so dass zumindest in diesem Blickwinkel alles aufgeräumt ist.
Idealerweise ist aber die ganze Wohnung ordentlich und aufgeräumt.
Ausreden lassen
Es gibt sie überall – Kollegen, die einem gerne und immer wieder ins Wort fallen. Möchte man etwas sagen, kann man sich über die Webcam mit einer Geste bemerkbar machen. Auch gibt es Handhebe-Funktionen in diversen Video-Anwendungen, durch welche man auf sich aufmerksam machen kann. Doch einfach einem Kollegen ins Wort zu fallen ist nicht angemessen. Also stets den Kollegen ausreden lassen. Allerdings kenne ich auch Kollegen, die wenn sie zu Worte kommen, nicht mehr aufhören zu reden und dadurch das Meeting schnell einen unproduktiven Verlauf nehmen kann. Hier kann man eine Beschränkung der Rededauer vereinbaren. Wird die Rededauer überschritten, kann man den Kollegen nach kurzer Ermahnung einfach muten. Das habe ich in MS-Teams-Sessions schon häufiger praktiziert.
Stummschaltung nutzen
Da nimmt man an einem Online-Meeting mit vielen Teilnehmern teil, versucht einer Person aufmerksam zu lauschen, doch fällt dies nicht einfach, weil andere Meeting-Teilnehmer sich nicht gemutet haben. Einer der Teilnehmer schlürft lautstark an seiner Kaffeetasse, während ein anderer Kollege schmatzend sein Frühstück verzehrt, so dass man meinen könnte neben dem Sautrog zu sitzen. In einem Meeting spricht immer nur einer und der Rest ist gemutet – heisst stummgeschaltet. Niemand interessiert sich für das lautstarke Geschmatze. Möchte man etwas anmerken, kann man einerseits den Chat nutzen, um Zwischenfragen einzustellen. Kann aber auch über die Webcam auf sich aufmerksam machen – DEZENT! MS-Teams bietet zum Beispiels auch die Möglichkeit an, Handzeichen zu geben. So lässt sich schnell erkennen, ob jemand Fragen hat.
In die Kamera schauen
Richte die Webcam am Arbeitsplatz so aus, dass du in deiner typischen Arbeitsplatz-Haltung von vorne zu sehen bist. Nichts ist schlimmer, als in einem Online-Meeting den ganzen Tag das Seitenprofil sehen zu müssen, bzw. nur einen Teil davon zu sehen. Auch sollten die Blicke stets in Richtung Kamera gehen. Denn wenn nicht, lässt sich schon erahnen, dass man nebenher noch andere Sachen macht.
Aufmerksamkeit schenken
Ich erlebe es in Meetings immer wieder, dass Kollegen abwesend erscheinen, weil sie auf Rückfragen außerst zögernd reagieren, oder genau zu diesem Zeitpunkt vorgeben etwas nicht verstanden zu haben. Stattdessen waren sie jedoch während des Online-Meetings mit anderen Dingen beschäftigt, haben Mails beantwortet, mit Kollegen gechattet, oder an Powerpointfolien gefeilt. Würde man sich so auch in einem Face-to-Face Meeting, von Angesicht zu Angesicht, verhalten? Ich denke nicht! Außerdem ist es wenig wertschätzend den anderen Teilnehmern gegenüber.
Licht von vorne
Bereits als kleines Kind haben meine Eltern mich gelehrt, dass man seinen Schreibtisch nicht mit dem Rücken zum Fenster aufstellen soll. Scheinbar haben aber nicht alle Eltern das ihren Kindern gelehrt. Denn häufig erkenne ich trotz eingeschalteter Webcam die Person kaum, da das einfallende Sonnenlich von hinten kommt.
Pünktlich sein
Ob ein Meeting nun in einem Besprechungsraum stattfindet, oder aber als Online-Meeting über MS-Teams, Skype, Zoom, oder Jitsi – zu einer Besprechung sollte man stets pünktlich erscheinen. Immer wieder muss ich erleben, dass trotz häufiger Zusagen andere Gesprächsteilnehmer nicht pünktlich erscheinen. Oft liegt es an der engen Taktung des Terminkalenders. Wenn sich frühzeitig abzeichnet, dass man es zeitlich nicht schaffen wird, lass den Organisator wissen, dass man sich verspäten wird.
Ich selbst klinke mich aus solchen Terminen meist aus, denn alles was über der Zeit ist, wird meist nicht mehr in den verbleibenden Minuten geklärt werden. Erziehung ist einfach alles! Respektvoller und wertschätzender Umgang übrigens auch!
