Eisenhower-Prinzip: Aufgaben richtig priorisieren

Vor vielen Jahren hatte ein Zeitmanagement-Seminar besucht, in welchem ich ausgesprochen viel über Selbstmanagement lernen konnte. Eine dieser Techniken des Zeitmanagements war das Eisenhower-Prinzip. Mit der Eisenhower-Methode werden Aufgaben in vier unterschiedliche Kategorien einteilt. In diesem Artikelt erkläre ich die Eisenhower-Methode, zeige wie man diese anwendet und gebe zudem weitere Tipps, wie Du es schaffst, dass diese Methode in Fleisch und Blut übergeht.

Sollte sich jemand fragen, was dieses Titelbild mit dem Eisenhower-Prinzip zu tun hat: Der Herr in der Mitte der unteren Reihe ist der namensgebende US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower.

Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Das Eisenhower-Prinzip ist eine klassische Methode aus dem Zeitmanagement, dessen Namen es von Dwight D. Eisenhower hat. Eisenhower war zwischen 1953 und 1961 Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika. Ob diese Methode tatsächlich von ihm selbst stammt und ober er sie selbst eingesetzt hat, ist umstritten. Manche Quellen sagen ja, manche nein. Mit Hilfe des Eisenhower-Prinzips werden Aufgaben nach deren Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert. Dies dient dazu einen Überblick zu erhalten, welche Aufgaben man zuerst erledigen sollte, welche man zu einem späteren Zeitpunkt erledigen kann, aber auch welche Art von Aufgaben delegiert werden können, bzw. mein Favorit: Aufgaben, die man gleich in den Papierkorb schieben kann.

Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip?

Mittels des Eisenhower-Prinzips werden Aufgaben in zwei Parameter einsortiert – die Dringlichkeit und Wichtigkeit. Daraus lassen sich Ausgaben in vier unterschiedliche Kategorien einordnen.

Wichtig und Dringend (A)

Aufgaben, welche man der Kategorie wichtig und dringend zuordnet, haben die höchste Priorität. Solche Aufgaben sind von einem selbst und sofort zu erledigen.

Wichtig, aber nicht dringend (B)

Bei wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben sind in der Priorität hinter den A-Aufgaben. Dennoch sollte man darauf achten, dass man nicht nur A-Aufgaben abarbeitet, sondern auch B-Aufgaben angeht. Sonst könnte es irgendwann sein, dass eine B-Aufgabe zu einer A-Aufgabe wird.

Dringend, aber nicht wichtig (C)

Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben kannst Du entweder selbst in naher Zukunft angehen, oder aber Du delegierst diese an Kollegen/ Mitarbeiter. Insbesondere wenn es zu Überschneidungen mit dringenden und wichtigen, als auch wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben kommt, solltest Du diese Aufgaben delegieren.

Nicht dringend und nicht wichtig (D)

Was in die Kategorie “Nicht dringend und nicht wichtig” einsortiert wird muss man zunächst einmal gar nicht weiterverfolgen. Bei diesen Aufgaben ist meist keine Aktion erforderlich. Hat man tatsächlich alle Aufgaben erledigit und keinerlei offenen A-B-C-Aufgaben, kann man sich dem Stapel an D-Aufgaben widmen.

Beispielanwendung Eisenhower-Prinzip

A-Aufgaben – Selbst und sofort erledigen

Zu den dringenden und wichtigen Aufgaben zählen:

• Fristen
• Krisen
• Probleme

Beispiel:

• Man ist technisch verantwortlich für den Onlineshop seines Arbeitgebers und dieser Onlineshop ist aufgrund technischer Probleme nicht verfügbar.
  Ganz klar handelt es sich hierbei um eine A-Aufgabe, die selbst und sofort zu erledigen ist, zumindest aus der Sicht des Angestellten. Wäre ich Teamleiter des Teams, welches den Onlineshop betreibt, wäre es besser die Aufgabe an das Team, bzw. spezielle Mitarbeiter im Team zu delegieren.

B-Aufgaben – selbst, aber nicht unmittelbar

Zu den wichtigen Aufgaben, die allerdings nicht dringend sind zählen:

• Planung
• Vorbeugen
• Netzwerken

Beispiel:

• Als Team, welches den Onlineshop betreibst, wurde man darüber in Kenntnis gesetzt, dass das Marketing eine TV-Kampagne in 6 Monaten plant. Dadurch wird ein signifikanter Anstieg der Besucherzahlen erwartet.
  Das Thema hat aktuell keine Auswirkungen und erfordert zu diesem Zeitpunkt auch noch kein handeln. Da der Aufwand hierfür überschaubar ist, setze ich die Aufgabe auf meiner Widervorlagenliste mit einer gewissen Vorlaufzeit.
• Du bekommst eine E-Mail, stehst aber nur in Cc.
  So lange man nur in Cc steht, ist kein handeln erforderlich. Leider verstehen viele Menschen nicht, wen man in An und wen in Cc setzt.

C-Aufgaben – delegieren

Zu den dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben zählen:

• Administratives
• manche Termine
• manche Anrufe

Beispiel:

• Als Team leiter des Onlineshops wirst du zu einem Termin mit Mitarbeitern der Logistik-Abteilung eingeladen, um dort die Abläufe des Onlineshops zu präsentieren.
  Sowohl die Erstellung der Präsentation, als auch den Termin selbst, solltest du an einen Mitarbeiter deines Teams delegieren. Denn a) sitzen in deinem Team die Experten, die auf jede Frage die richtige Antwort kennen und b) hast Du dadurch Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.
• Als Mitarbeiter wirst du optional zu einem Termin eingeladen, hast aber zu viel zu tun.
  Entweder kannst du den Termin an einen Kollegen weiterleiten, oder du sagst diesen einfach ab.

D-Aufgaben – Papierkorb

Zu den nicht dringenden und unwichtigen Aufgaben zählen:

• Fristen
• Kriesen
• Probleme

Beispiel:

• Du bekommst einen Newsletter zugeschickt, für welchen du dich inzwischen nicht mehr interessierst.
  Ihn einfach zu löschen und in den Papierkorb zu schieben wäre tatsächlich die falsche Entscheidung. Denn dieser Newsletter wird immer wieder kommen. Stattdessen solltest du das Abonnement aufheben. So fließt ein weiterer Newsletter des Absenders nicht mehr in den Eisenhower-Entscheidungsprozess ein.

Vorteile und Nachteile

Die Eisenhower-Methode bietet vor allem Führungskräften die Möglichkeit Aufgaben besser einschätzen zu können und dadurch Freiräume für sich selbst, aber auch seine Mitarbeiter zu schaffen, um sich mehr Zeit für sich und sein Team nehmen zu können. Zu oft widmet man sich manchen Aufgaben zu lange und zu intensiv, obwohl diese gar keine A-Aufgaben sind, delegiert werden können, bzw. sogar in der Ablage P richtige aufgehoben wären.

Während dringende und nicht dringende Aufgaben sich durch den Faktor “Zeit” definieren lassen, weil beispielsweise Abgabetermin unmittelbar bevorsteht, fällt es manchmal schwer, wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden, wenn es nicht gerade ein Newsletter im Postfach ist. Um die Wichtigkeit einer Aufgabe in Erfahrung zu bringen, stell dir folgende Frage: Wie sehr profitierst du/ bzw. das Unternehmen davon, wenn diese Aufgabe erledigt ist?

Für wen eignet sich das Eisenhower-Prinzip?

Prinzipiell kann jeder das Eisenhower-Prinzip anwenden. Es hilft insbesondere Führungskräften, Angestellten, Studenten, als auch Start-ups, um effizienter zu werden.

Eines möchte ich gleich vorwegnehmen, das Eisenhower-Prinzip ist keine Methode, die für Jedermann geeignet ist. Es gibt unterschiedliche Menschentypen. Die Einen wollen und können, Andere wollen zwar, können aber nicht. Und dann gibt es noch die, die nicht wollen, aber könnten und die,die nicht wollen und nicht können. Das hat ja schon etwas Ähnlichkeit mit dem Eisenhower-Modell.

Für wen sich das Eisenhower-Prinzip eignet

• Menschen, die es wollen und können: Personen, die wissbegierig sind und gerne Neues probieren, die dem Leitsatz “Nicht ist beständiger als der Wandel” folgen.
• Menschen, die es wollen, aber nicht können: Personen, die bisher versucht haben neue Methoden anzuwenden, allerdings meist gescheitert sind.

Für wen sich das Eisenhower-Prinzip bedingt eignet

• Menschen, die es nicht wollen, aber könnten: Personen, von welchen man im Unternehmen meist den Satz “Das machen wir schon immer so!” hört. Sind meist die Menschen, die man bislang mit falschen Argumenten zu Veränderungen bewegen wollte.

Für wen sich das Eisenhower-Prinzip nicht eignet

• Menschen, die es nicht wollen und nicht können: Personen, die gegenüber Veränderungen immer eine ablehnende Haltung haben, die eine chaotische Arbeitsweise, ohne Struktur und ohne klare Zielsetzung verfolgen und die sich nicht in geordneten, strukturierten Methoden zurechtfinden.

Was ich gelernt habe:

Es bedarf schon einer gewissen Selbstdisziplin, solche Methoden nachzuhalten. Anfangs hatte ich mir ein Postit mit den 4 Kategorien an meinen Monitor geklebt und bei jeder Aufgabe einen Blick drauf geworfen. Irgendwann hat sich das Vorgehen so verinnerlicht, dass ich die Postits entfernen konnte. Auf diese Weise habe ich mir auch viele andere Methoden, wie beispielsweise das ALPEN-Prinzip, angeeignet. Kennt man erst einmal einige Methoden, erkennt man mitunter auch Ähnlichkeiten, sowie Möglichkeiten diese gekonnt für sich zu kombinieren. Darüber hinaus lassen sich auch Methoden wie das Eisenhower-Prinzip in Unternehmensprozesse gießen, anhand welcher beispielsweise das Board of Directors Entscheidungen trifft.

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass man zu Beginn all seine bereits vorliegenden Aufgaben, ob nun Tagesgeschäft und Projektgeschäft, nach diesem Prinzip einplanen sollte. initial frisst dies natürlich etwas Zeit, denn mitunter muss man sein E-Mail Postfach durchforsten, bzw. Notizen nachschlagen. Dennoch hat es den Vorteil, dass initial alle Aufgaben erfasst und einer der Kategorien zugeordnet wurden. Identifizierte C-Aufgaben sind gleich zu delegieren, um dann gezielt die A-Aufgaben systematisch zu erledigen. Hat man diese erst einmal abgearbeitet, sollte man sich den B-Aufgaben widmen. Tut man das nicht, wird irgendwann die B-Aufgabe zur A-Aufgabe. Und Ziel sollte es sein, dass keine B und C Aufgabe zur A-Aufgabe wird.