Von jetzt auf gleich ging es für viele Büroangestellte aufgrund des Corona-Virus ins Home-Office. Für viele kam das nicht nur überraschend, sondern war auch mit einer großen organisatorischen Umstellung verbunden. Insbesondere die täglich zu bewältigenden Arbeiten gilt es nun unter anderen Umständen, nämlich im Home-Office zu bewerkstelligen. Während man zuvor gemeinsam im Büro die Aufgaben besprochen hatte, muss man nun einen anderen Weg finden, um die eigenen Aufgaben, als auch die Aufgaben als Team nicht aus den Augen zu verlieren.
Nicht nur die Angestellten sind in dieser Situation gefordert. Nein auch Führungskräfte und Unternehmer selbst sind dazu aufgerufen ihren Mitarbeitern entsprechende Mittel zur Verfügung zu stellen, um effizient arbeiten zu können.
To-Do Listen erstellen
Der Klassiker unter den To-Do-Listen lässt sich mit einem Stift und einem Blatt Papier organisieren. Schreibe hierzu Aufgabe für Aufgabe runter und streiche die bereits erledigten Aufgaben durch. Am Ende des Tages überträgt man die noch offenen Aufgaben auf ein frisches Blatt und kann das alte Blatt wegwerfen.
Der Vorteil an der klassischen Liste ist, dass man all seine Aufgaben auf Papier hat und stets sehen kann welche Aufgaben noch offen und welche bereits erledigt sind. Allerdings muss man hier stets nicht erledigte Aufgaben auf ein frisches Blatt übertragen und hat nicht wirklich Möglichkeit die einzelnen Aufgaben zu priorisieren.
To-Do’s mit Post-Its organisieren
Seine Aufgaben im Home-Office mit Post-Its zu organisieren ist gegenüber der klassischen Liste durchaus besser, erfordert nach Möglichkeit eine Wand, an welche man die Aufgaben kleben kann. Diese ordnet man in vier Spalten ein.
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Offen
Alle Aufgaben, an welchen man noch nicht gearbeitet hat.
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In Umsetzung
Alle Aufgaben, welche man am heutigen Tag zu erledigen beabsichtigt. Idealerweise sollten in dieser Spalte nicht zu viele Aufgaben hängen. Schließlich gilt es Aufgaben möglichst schnell abzuschließen.
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Warten auf Rückmeldung
Nicht immer kann man eine Aufgabe schnell abschließen und ist auf Rückmeldung Dritter angewiesen, weil einem beispielsweise etwas unklar erscheint, oder wichtige Informationen von anderer Stelle für die eigene Arbeit erforderlich sind. Diese Aufgaben wandern, nachdem man beteiligte Personen kontaktiert hat, in die Spalte “Warten auf Rückmeldung”.
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Erledigt/Abgeschlossen
Hat man eine der Aufgaben erfolgreich abgeschlossen, kann man den Post-It in die Spalte “Erledigt/ Abgeschlossen” hängen.
Die einzelnen Post-Its lässt man über den Wochenverlauf an der Wand hängen – auch die bereits erledigten Aufgaben. Denn sollte es eine Rückfrage geben, kann man sich der Aufgabe nochmals erneut annehmen, bzw. kann Auskunft erteilen
Idealerweise organisiert man sich Post-Its in unterschiedlichen Farben. So kann man die Priorität der einzelnen Aufgaben anhand der Farbe bestimmen. Auch können weitere wichtige Merkmale auf einen Post-It gepackt werden. Beispielsweise wer auf Rückmeldung wartet, wann die Aufgabe eingegangen ist, aber auch wann man diese abgeschlossen hat. Entwickler nutzen dies beispielsweise, um ihre Aufwände zu beziffern.
Über die Spalte “In Umsetzung” kann man zudem jeden Tag die Reihenfolge, der zu erledigenden Aufgaben festlegen.
Das Tagesgeschäft mit Post-Its und Spalten zu organisieren hat gegenüber der klassischen To-Do-Liste deutliche Vorteile: So lassen sich die Aufgaben durch unterschiedliche Farben priorisieren, der Status einzelner Aufgaben lässt sich schneller erkennen und man kann ohne großen Aufwand sein Tagesgeschäft optimal organisieren.
To-Do’s mit Outlook-Aufgaben organisieren
In nahezu jedem Unternehmen wird für die E-Mail-Kommunikation Microsoft Outlook verwendet. Outlook bietet neben der E-Mail und Kalender-Funktion die Möglichkeit Aufgaben darüber zu organisieren. Den einzelnen Aufgaben kann man zudem Fälligkeitstermine zuweisen, so dass man weiß, bis wann die jeweilige Aufgabe abgeschlossen sein muss. An dieser Stelle empfehle ich jedoch nicht das Fälligkeitsdatum zu wählen, sondern tatsächlich das Datum, zu welchem man sich der Aufgabe widmen möchte. Alles andere führt dazu, dass auf einmal Hektik ausbricht, weil der Aufwand, den man zum Erledigen der Aufgabe benötigt weitaus höher ist, als die verbleibende Restzeit.
An dieser Stelle möchte ich jedoch erwähnen, dass die Aufgabenverwaltung mit Outlook nicht jedermanns Bedürfnisse befriedigt. Meine zumindest nicht.
To-Do’s mit digitalem Kanban-Board im Griff behalten
Etwas anspruchsvoller dagegen ist das gemeinsame Arbeiten mit einem digitalen Kanban-Board. Denn die Arbeitsweise mit Post-Its lässt sich anstatt mit einem Offline-Kanban-Board auch online realisieren. Der Vorteil hierbei ist, dass hier ein ganzes Teams die Aufgaben über ein einziges Board verwalten kann. Sobald man ein Arbeitspaket abgeschlossen hat, holt man sich das nächste Arbeitspaket aus dem Backlog und bearbeitet dies.
Ich selbst arbeite schon seit vielen Jahren mit Kanban und nutze hierfür Jira als Anwendung. Doch gibt es auch andere Anwendungen, die man hierfür einsetzen kann.
Jeder muss für sich selbst eine Möglichkeit finden, um mit dem richtigen Werkzeug seine tägliche Liste an Aufgaben im Blick zu haben, als auch diese erledigt zu bekommen.
