Planlos in den Tag zu starten hat zur Folge, dass man auf die Frage, was man den Tag über gearbeitet hat, nicht immer eine Antwort parat hat. Wer seinen Arbeitstag strukturiert und plant, ist nicht nur leistungsfähiger, sondern kann am Ende des Tages auf zahlreiche erledigte Aufgaben zurückblicken. Doch wie organisiert man seinen Arbeitstag am besten, so dass man auch im HomeOffice weiterhin produktiv ist?
Prof. Dr. Lothar J. Seiwert hat mit der ALPEN-Methode ein Werkzeug des Zeitmanagements geschaffen, um den Tagesablauf besser zu planen. Wer sich in der agilen Welt zu Hause fühlt, wird in der ALPEN-Methode einige Gemeinsamkeiten entdecken.
In diesem Artikel stelle ich die ALPEN-Methode vor, zeige die einzelnen Elemente der Methode und wie das Werkzeug des Zeitmanagements eingesetzt wird.
Elemente der ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode gliedert sich in 5 Elemente. 5 Elemente, welche man bei der Tagesplanung einplanen sollte.
- Aufgaben aufschreiben
- Länge schätzen
- Pufferzeiten einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle
Ablauf ALPEN-Methode im Detail
Möchte man die ALPEN-Methode ausprobieren, sollte man hierfür initial etwas mehr Zeit einplanen, denn zunächst ist es wichtig, dass alle noch offenen Aufgabe dieser Einplanung unterzogen werden. Das kann man einerseits Ich selbst nutze sowohl für das Projekt- als auch das Tagesgeschäft das Atlassian Produkt Jira. Es gibt aber durchaus kostenlose Alternativen zu Jira, die man hierfür einsetzen kann.
1. Aufgaben aufschreiben
Zunächst muss man sich einen Überblick verschaffen. Dies gelingt, indem man für jede Aufgabe einen Zettel schreibt. Ich selbst nutze hierfür Jira, in welchem ich alle Aufgaben zentral organisiere.
Zu den Aufgaben, die man hierzu aufschreiben sollte, zählen auch Termine, Veranstaltungen, einfach alles was im Arbeitsalltag für Aufgaben anfallen. Warum du Termine und Veranstaltungen ebenfalls notieren solltest, wird im weiteren Verlauf deutlich.
Du solltest immer versuchen Aufgaben/Arbeitspakete möglichst klein zu schneiden. Dies lässt sich mit einem kurzen Beispiel veranschaulichen:
Anstatt dass man eine Mammut-Aufgabe “Die Welt retten” notiert, die wahrscheinlich zur Lebensaufgabe wird und man nicht an einem Tag zum Abschluss bringt, sollte man die große Aufgabe in kleine Unter-Aufgaben unterteilen. Das hat den Vorteil, dass man die einzelnen Schritte hierzu in Form von Tasks plant, gleichzeitig aber auch am Ende des Tages auf bereits erledigte Tasks zurückblicken kann und stets den aktuellen Stand noch zu bewältigender Tasks im Blick hat.
2. Länge schätzen
Hat man alle Aufgaben aufgeschrieben, gilt es die Dauer jeder einzelnen Aufgabe zu schätzen. Wer bislang noch nie einzelne Aufgaben hinsichtlich ihrer Dauer geschätzt hat, muss keinerlei Angst haben. Denn auch das ist Teil diese Übung. Während man anfangs meist noch sehr unpräzise die Aufwände schätzt, verbessert sich die Qualität der Schätzung von Aufgabe zu Aufgabe. Auch Termine, Veranstaltungen werden “geschätzt”. Da Meetings meist eine vorgegebene Dauer haben, kann man diese meist sehr präzise schätzen. Schreibe den Aufwand auf den Zettel.
3. Pufferzeiten einplanen
Sehr häufig wird nur geplant und mitunter sehr präzise geplant, so dass jede kleine Störung diese Planung über den Haufen wirft. Daher sollte man in Abhängigkeit zur Planung den einzelnen Aufgaben immer eine entsprechende Pufferzeit einplanen. Dies gilt übrigens auch für Meetings. Nun schreibt man die Pufferzeit auf den entsprechenden Zettel.
Auch hierbei werden die Pufferzeiten in den nächsten Tagen und Wochen immer präziser.
4. Entscheidungen treffen
Nun gilt es den Tag zu planen. Auf jedem Zettel, also jeder einzelnen Aufgabe steht nun die kurze Beschreibung der Aufgabe, deine Aufwandsschätzung und der Puffer. Jetzt weiß man wie viel Zeit für jede einzelne Aufgabe anfällt. Geht es jedoch um die Einplanung, sind Prioritäten entscheidend. Denn der Chef wird sich sicherlich nicht darüber freuen, dass du es geschafft hast alle unwichtigen Aufgaben abzuschließen, während dringend zu erledigende Aufgaben noch gar nicht begonnen wurden.
Fällt hierbei die Entscheidung schwer, kann das Eisenhower-Prinzip (Wichtig/Dringend) dabei helfen, Aufgaben die richtige Priorität und Reihenfolge zu geben.
Für die Einplanung selbst, sollte man die Prioritäten, als auch die Aufwände im Blick behalten.
5. Nachkontrolle
Kurz vor Feierabend wirft man abschließend einen Blick auf die vorgenommenen Arbeitspakete. Mit der Nachkontrolle wird reflektiert, wie nahe Planung und Ergebnis übereinstimmen. Durch reflektieren der eigenen Arbeit und Schätzungen lernt man ähnliche Aufgaben künftig präziser einzuschätzen.
Alles was am am Ende des Tages nicht erledigt ist, wird in die Planung für den nächsten Tag aufgenommen.
Mein Fazit:
Ich persönlich setze die ALPEN-Methode etwas anders ein. Denn die Aufgaben 1 bis 4 führe ich direkt im Anschluss an die Nachkontrolle durch. D. h. ich plane bereits am Vorabend den nächsten Tag. Warum? Würdest du Zeiten, zu denen du besonders produktiv bis, für administrative Tätigkeiten aufbringen wollen? Ich persönlich nicht. Darüber hinaus habe ich nach der Nachkontrolle einen Überblick, welche der Aufgaben, die ich mir vorgenommen hatte, tatsächlich erledigt sind und welche ich für den Folgetag einplanen muss.
